La SOP del matrimonio
La giornata di una coppia seguita da un solo coordinatore: il programma concordato, i fornitori informati, gli sposi lontani dalla logistica, i momenti delle famiglie rispettati e ogni promessa messa per iscritto.
- Chi
- Wedding coordinator, banquet captain, chef, front office
- Quando
- Ogni matrimonio, dalla prima visita al giorno dopo
- Che cosa serve
- Il programma firmato, l’elenco dei fornitori, la disposizione dei tavoli, il fascicolo della coppia
- Formazione
- 90 minuti, ripercorrendo un’intera giornata di matrimonio a partire dal programma firmato
A che cosa serve
Gli sposi passano il giorno del matrimonio con i loro invitati, non con la logistica dell’albergo. Un solo coordinatore segue ogni dettaglio dalla prima visita al giorno dopo, ogni promessa è scritta nel programma firmato dalla coppia e ogni momento che conta per le loro famiglie si svolge come l’hanno immaginato.
Come si misura
- Un coordinatore nominato per la coppia alla prima visita
- Nomi, appellativi e tradizioni chiesti, mai dati per scontati
- Ogni promessa alla coppia scritta nel programma che ha firmato
- Programma inviato a ciascun fornitore 7 giorni prima
- Incontro finale con la coppia 48 ore prima
- Prova generale nello spazio della cerimonia, con gli orari letti ad alta voce
- Coordinatore presente dalla prima chiamata della coppia al mattino fino all’ultimo ballo
- Ogni domanda di fornitori o invitati risolta senza arrivare agli sposi
- Regali, biglietti ed effetti personali raccolti e restituiti entro le 12:00 del giorno dopo
- Telefonata di ringraziamento alla coppia entro 3 giorni, con la richiesta di un riscontro
Le fasi della procedura
01
Dalla prima visita
02
I fornitori e il programma
03
L’incontro finale, 48 ore prima
04
La prova generale
05
Il giorno: preparativi e cerimonia
06
Il giorno: aperitivo e cena
07
Il giorno: discorsi, torta, primo ballo e dopocena
08
Il giorno dopo
Gli errori più comuni
- Dedurre dai nomi della coppia la cerimonia, i ruoli o le tradizioni. Il piano nasce su un matrimonio che non hanno chiesto.
- Lasciare che i fornitori chiamino gli sposi durante la giornata. La coppia passa la mattina a rispondere a domande sul parcheggio.
- Concordare una modifica al tavolo della torta senza scriverla. Il turno successivo non lo sa, e la promessa fatta agli sposi si perde.
- Far iniziare la cerimonia all’orario esatto mentre un nonno è ancora sulle scale.
- Sparecchiare durante un discorso. La famiglia sente le posate sopra le parole che aspettava.
- Lasciare regali e biglietti in sala dopo l’ultimo ballo. La mattina dopo il team trova un tavolo vuoto.
La procedura completa
Ogni passo, con le frasi da dire, i casi particolari e le domande per verificare la formazione, è nel PDF in inglese. Puoi sfogliarlo qui e riceverlo gratis per email.
Altre SOP di eventi e banqueting
No. 08
La SOP della chiamata di prenotazione
Da «avete disponibilità?» a un soggiorno prenotato e organizzato in ogni dettaglio: camera, tariffa e condizioni, arrivo, tavolo e trattamenti, confermati per iscritto.
No. 18
La SOP della registrazione
Dall’ingresso in coda alle chiavi in mano: 5 minuti in città, 10 in un resort, con tutto preparato prima dell’arrivo. Al banco si conferma ciò che è pronto e si chiede solo ciò che manca.