Come pianificare il budget pre-opening di un hotel perché copra tutto?

Pianificare il budget pre-opening di un hotel significa coprire tutte le spese iniziali, dalle infrastrutture al personale, dal marketing alle scorte. Un budget ben strutturato assicura che tu possa affrontare ogni costo prima di aprire le porte, evitando sorprese e garantendo un avvio operativo fluido.

Capitali e infrastrutture iniziali

Le spese di capitale sono le prime voci da considerare. Queste includono tutti gli investimenti una tantum necessari per rendere la struttura operativa. Pensa alla costruzione o ristrutturazione, all'acquisto di arredi, attrezzature per la cucina e il lavanderia, sistemi informatici (PMS, POS, Channel Manager), e tutte le licenze e permessi indispensabili per operare. È importante prevedere anche un fondo per imprevisti, perché durante i lavori possono sempre emergere costi non preventivati. Ogni elemento che costituisce la struttura e ne permette il funzionamento deve essere incluso qui, dai letti ai televisori, dagli utensili da cucina ai carrelli dell'housekeeping.

Personale: dal reclutamento ai primi stipendi

Il personale è il cuore di ogni hotel, e i costi associati sono significativi. Il budget pre-opening deve coprire tutte le spese legate alla forza lavoro, partendo dal reclutamento: annunci di lavoro, agenzie di selezione, costi per i colloqui. Una volta selezionato, il personale avrà bisogno di formazione. Questo include corsi sulle procedure operative (SOP), sull'uso dei sistemi, e sugli standard di servizio. DolceVita Hospitality offre la formazione del personale in albergo, da 275 € a persona, oppure online con la DolceVita Online Academy, a partire da 1.250 € all'anno per l'accesso a tutta la libreria. È necessario includere anche gli stipendi e i contributi per il periodo che precede l'apertura, quando il personale è già assunto ma non genera ancora ricavi. Pensa ai general manager, ai responsabili di reparto come l'executive housekeeper, il F&B manager, il front office manager, e poi a tutti i ruoli operativi, dal bartender al cameriere, dal concierge al night auditor.

Marketing, vendite e scorte iniziali

Prima che l'hotel apra, devi creare consapevolezza e generare prenotazioni. Il budget deve prevedere tutte le attività di marketing e vendita pre-lancio: sviluppo del sito web, fotografia professionale, creazione di materiali promozionali, campagne pubblicitarie online e offline, partecipazione a fiere di settore, costi per PR e inaugurazione. Anche la preparazione delle scorte iniziali è un costo da non sottovalutare. Questo include tutto ciò che serve per l'operatività quotidiana: biancheria, amenities per le camere, prodotti per la pulizia, cibo e bevande per i ristoranti e i bar, cancelleria, uniformi per il personale. Ogni dettaglio conta per assicurare che, al momento dell'apertura, tu abbia tutto il necessario per offrire un servizio impeccabile.

Formazione e standard di servizio

Oltre alla formazione tecnica, è importante allocare fondi per l'implementazione degli standard di servizio. Questo significa addestrare il personale su come fare le cose e sul modo in cui farle, per garantire un'esperienza ospite coerente e di alta qualità. DolceVita Hospitality supporta gli alberghi con l'Experience Design, che include il Guest Journey Design a partire da 2.500 €, e lo Standards Design, con procedure operative (SOP) a 290 € a SOP. La DolceVita SOP Library offre 200 procedure operative per alberghi, acquistabili singolarmente a 99 €, per reparto a 490 €, o la libreria completa a 1.990 €. Queste procedure coprono quindici reparti, dal ricevimento alla cucina, dal bar alla sicurezza, e sono disponibili anche su misura a 290 €. La formazione sulla cultura del servizio è un investimento che ripaga in termini di reputazione e fidelizzazione del cliente.

Per assicurarti che il tuo budget pre-opening sia davvero completo e che ogni aspetto sia curato, DolceVita Hospitality offre il servizio di Pre-opening. Questo servizio ti accompagna dal business plan all'operatività a regime, includendo procedure, selezione del personale, sistemi, formazione e presenza all'apertura. Il costo è su preventivo, dopo una discovery session gratuita.

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